Comment réaliser l’état des lieux d’un logement ?

Dans le cadre d’un contrat locatif, effectuer l’état des lieux comme il se doit permet d’éviter les litiges entre le bailleur et le locataire. Il fait partie des procédures incontournables à réaliser au moment de l’installation dans un nouveau logement, ainsi qu’à la fin de la location de celui-ci.

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  1. Qu’est-ce qu’un état des lieux ?
  2. Quels éléments doivent figurer dans l’état des lieux ?
  3. Quelle forme donner à l’état des lieux ?
  4. Quand doit-on faire son état des lieux ?
  5. La présence du propriétaire est-elle obligatoire lors de l’état des lieux ?
  6. Qui règle les frais liés à l’état des lieux, est-ce le propriétaire ou le locataire ?

Afin de mener à bien votre déménagement, cet article indique ce qu’il faut savoir en matière d’état des lieux : quel est son but ? Que doit-t-il y figurer ? Selon quelles modalités est-il établi ?

Qu’est-ce qu’un état des lieux ?

Il est erroné de considérer l’état des lieux comme une formalité qui se limite à un tour des lieux. Dépassant l’observation sommaire, il fait appel à un examen plus élaboré. L’état des lieux se présente comme un formulaire établi entre le bailleur et le locataire, ou l’acquéreur et le vendeur s’il s’agit d’un achat. Son contenu indique avec exactitude la description du logement et de chaque élément qui peut y être observé.

Les deux parties y notent également l’état d’altération des différents composants pris un à un. Par ailleurs, l’état des lieux est rédigé, dans un premier temps, quand un locataire vient s’installer dans le logement. On parle, dans ce cas, d’état des lieux d’entrée. Puis, dans un deuxième temps, l’état des lieux de sortie est établi au moment où le locataire quitte le bien et l’a vidé de toutes ses affaires personnelles. L’état des lieux de sortie est le bon moment pour suivre les démarches d’un démagement EDF en contactant le service client EDF.

Le but de l’état des lieux est de disposer de données suffisantes pour déterminer lequel d’entre le bailleur et le locataire sera tenu responsable des dommages que présente le bien. Il aide aussi à traiter les discordes qui pourraient naitre entre les deux parties. Pour ce faire, il faut mettre en parallèle l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie.

De cette manière, vous pouvez repérer les éléments endommagés au cours de la location, c’est-à-dire ceux qui relèvent de la responsabilité du locataire. Les dégradations relevées peuvent alors donner lieu à un non retour de la caution. L’état des lieux est un document indispensable.

Pour le cas des locations de logements à usage de résidence principale, l’état des lieux a été rendu obligatoire quel que soit le type de bien concerné.

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Quels éléments doivent figurer dans l’état des lieux ?

Les modalités d’élaboration de l’état des lieux font l’objet d’une grande réglementation, suite au décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 sur la loi Alur. Il existe des mentions qui doivent obligatoirement y figurer, notamment :

  • la date d’établissement de l’état des lieux
  • les coordonnées du propriétaire (adresse et numéro)
  • la localisation du bien à louer
  • les relevés de consommation d’énergie et d’eau
  • la description exacte de l’état des parties du logement et de chacun de leurs composants
  • les détails concernant les clés (nombre et destination)
  • la signature des deux parties

Retrouvez les erreurs à ne pas commettre lors d’un état des lieux

Le locataire est en mesure de se faire représenter par un mandataire qui effectue l’état des lieux à sa place s’il a d’autres obligations le jour convenu. En plus de la signature des deux parties, la signature du mandataire doit alors figurer sur le document.

Le formulaire d’état des lieux se doit d’être aussi précis et détaillé que possible. Il est nécessaire d’aborder les descriptions pièce par pièce, avec toutes les particularités que chacune comporte : état des murs, revêtements de sol, plafonds, luminaires, éléments de menuiserie, ventilation, portes et fenêtres, chauffage, installation électrique, cheminée, alarmes et interphones, plomberie, etc.

L’état des lieux ne fait pas l’impasse sur les installations en extérieur, ainsi que toutes autres surfaces additionnelles dont peut jouir le locataire. Cela comprend les jardins, patios, pergolas, extensions, terrasses, balcons, abris ou garages, etc. Le bailleur peut même préciser ses exigences en termes d’entretien de ses espaces externes.

Quant aux biens immobiliers meublés, l’état des lieux meublé est encore plus fourni. La totalité des équipements mis à disposition au début du bail est à inscrire dans le document, aussi bien le mobilier imposant (lit, meubles de rangement, tables,…) que le moindre accessoire de cuisine (vaisselle, appareils, ustensiles) ou encore les rideaux et les linges de maison.

Quelle forme donner à l’état des lieux ?

Une fois l’état des lieux rédigé, une copie est délivrée au bailleur et une autre au locataire. Pour une meilleure organisation, l’état des lieux en début de bail et l’état des lieux de sortie peuvent figurer sur un document unique, en prenant soin de bien marquer une différenciation entre les deux.

Cela peut se faire par l’utilisation de deux pages ou de deux colonnes distinctes. Il est également possible de se servir d’un support électronique à la place du traditionnel document en papier. Les deux parties conservent alors l’état des lieux dans leurs mails.

Outre les choix de la présentation visuelle, ce qui importe reste la capacité de faire facilement la différence entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie pour ne laisser place à aucune confusion.

Sa nature contradictoire caractérise l’état des lieux. Ce document résulte de la prise en compte des observations de deux parties dont les visions sont divergentes. On comprend alors l’importance d’une rédaction conjointe suivie de la signature de chacun. Dans l’éventualité où le locataire et le bailleur entrent en conflit, ils peuvent se référer à l’état des lieux.

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Quand doit-on faire son état des lieux ?

Le premier état des lieux est établi obligatoirement avant la remise des clés du bien immobilier. L’état des lieux final, pour sa part, s’effectue à la date de départ du locataire, autrement dit lorsqu’il restitue les clés du bien. Le logement doit être vidé de tous les objets personnels du locataire. Les deux parties conviennent à l’avance de la date de l’état des lieux.

Certains bailleurs qui cherchent à améliorer le confort des nouveaux occupants entreprennent des travaux de rénovation dans la période qui suit la signature du contrat de location et qui précède l’installation des locataires. Un tel cas donne lieu à la réalisation de l’état des lieux en fin de travaux uniquement.

Astuces: Pour ne rien n’oublier, Jechange vous propose de découvrir toutes les démarches à suivre pour un déménagement (que ce soit les démarches liées au changement d’adresse de la carte grise, ou encore les étapes pour faire suivre son courier, en passant par celles d’un changement d’adresse pour la CAF)

La présence du propriétaire est-elle obligatoire lors de l’état des lieux ?

Il n’existe pas d’obligation concernant la présence du propriétaire au moment de l’état des lieux, bien que cela soit vivement indiqué. Le propriétaire, comme le locataire, sont en droit de demander à une tierce personne de leur choix de les représenter par le biais d’un mandat, lors de l’établissement de l’état des lieux.

Il est également fréquent qu’un propriétaire ait recours aux services d’une agence immobilière et que cette dernière se charge de dépêcher un représentant pour effectuer l’état des lieux. Il existe même des entreprises qui se spécialisent en dressage d’état des lieux pour le compte de propriétaires immobiliers. Enfin, certaines situations peuvent emmener le locataire ou le bailleur à se faire représenter par un huissier de justice.

En savoir plus sur « Combien de temps garder les papiers » d’un état des lieux

Qui règle les frais liés à l’état des lieux, est-ce le propriétaire ou le locataire ?

Un état des lieux effectué exclusivement entre le propriétaire et le locataire ne donne lieu à aucune dépense. Toutefois, si les différentes parties ont convenu de s’en remettre à une agence immobilière ou une autre entreprise, la facture est habituellement partagée à parts égales entre les deux mandants, dans le cas d’un état des lieux d’entrée.

Il est aussi possible que le locataire s’acquitte de ces frais, mais sans dépasser le seuil de 3€ au mètre carré établi par la loi. L’état des lieux de sortie, quant à lui, reste totalement à la charge du propriétaire.

Si une discorde survient et que l’intervention d’un huissier de justice s’impose, il faut prévoir le paiement de ses prestations. Les coûts seront alors à la charge du locataire et du bailleur suivant une contribution à parts égales.

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